Tâches d'assistant administratif externalisé : ce que BeWork prend en charge

L'externalisation de l'assistanat administratif permet aux PME, TPE et professionnels de gagner du temps et de se recentrer sur leur cœur de métier. Avec BeWork, vous déléguez des tâches concrètes — gestion des emails, devis, factures, relances, agenda, suivi de dossiers — à des assistants francophones formés à l'IA. Notre organisation combine une agence en France (Laure Olivie, votre interlocutrice principale) et une équipe opérationnelle alignée sur le fuseau horaire français. Vous bénéficiez d'une qualité professionnelle, d'un pilotage réactif et d'outils adaptés à vos process. Découvrez ci-dessous le catalogue des tâches prises en charge et ce que nous ne faisons pas, pour cadrer sereinement votre projet d'externalisation administrative.

Les 5 tâches les plus chronophages (et les plus déléguées)

Celles qui absorbent le plus de temps et que nos clients nous confient en priorité.

• Gestion des emails

  Tri, priorisation, réponses simples et relances sans perdre de temps.

• Facturation & relances

  Devis, factures, suivi paiements et relances gérés par un tiers de confiance.

• Agenda & RDV

  Planification, coordination et rappels pour garder le contrôle de votre calendrier.

• Suivi dossiers clients

  Collecte de pièces, CRM, relances : plus aucune perte de trace.

• Saisie & mise en forme

  Documents, tableaux, comptes rendus : une présentation impeccable, sans effort.

Catalogue des tâches

Par catégorie : ce que nous faisons et le bénéfice pour vous.

Ce que nous ne faisons pas

Cadre clair dès le rendez-vous découverte pour éviter tout malentendu. L'assistant exécute des missions définies avec vous ; les actes engageant votre responsabilité restent sous votre contrôle.

• ✕Prendre des décisions juridiques ou fiscales à votre place
• ✕Représenter légalement votre entreprise sans mandat écrit
• ✕Signer des documents sans votre validation explicite
• ✕Rédiger des attestations ou bilans comptables (réservé aux experts habilités)
• ✕Accéder à des systèmes ou données sans autorisation formelle
• ✕Effectuer des actes engageant votre responsabilité sans votre accord

Comment ça marche

• ConfidentialitéProcess rigoureux, données sécurisées et respect des engagements.
• OutilsGoogle, Microsoft, CRM — nous nous adaptons à votre environnement.
• PilotageDirection en France, suivi de qualité et réactivité.

Questions fréquentes

• Quels outils utilisez-vous ?

  Nous travaillons avec Google Workspace, Microsoft 365, CRM (Salesforce, HubSpot, etc.) et messageries selon vos usages. L’assistant s’adapte à votre environnement.
• Quels sont les délais et horaires ?

  Les assistants travaillent du lundi au vendredi, alignés sur le fuseau français. Les délais dépendent du volume et de la complexité ; nous les cadrons ensemble au démarrage.
• Comment sont protégées mes données (RGPD) ?

  Nous appliquons des mesures de confidentialité adaptées. Les données sont traitées dans un cadre strict. Nous restons à votre disposition pour toute précision sur nos engagements.
• Combien de périmètres puis-je déléguer ?

  Nos offres couvrent jusqu’à 2 périmètres. Au-delà, nous construisons une offre sur-mesure adaptée à vos besoins.
• Comment communiquer avec mon assistant ?

  Vous échangez avec votre assistant directement via notre plateforme dédiée. Messagerie interne, email ou téléphone : les canaux de communication sont définis lors de votre onboarding pour garantir une collaboration fluide et efficace.
• Peut-on monter en charge progressivement ?

  Oui. Nous pouvons démarrer sur un volume limité et ajuster selon vos besoins, en cohérence avec nos offres.
• Que se passe-t-il en cas d’absence de l’assistant ?

  Nous prévoyons une continuité de service et un remplacement si nécessaire. Les modalités sont détaillées dans le contrat.
• Comment démarrer ?

  Remplissez notre formulaire de contact, choisissez un créneau pour un premier RDV en visioconférence. Nous vous recontactons et cadrons ensemble votre besoin.